Muy buenas queridos lectores de mi blog!

Ya estamos por aquí de nuevo con otro artículo que quedará recogido dentro de la mítica sección «consejos inmobiliarios«, a través del cuál nuestro amigo y compañero Nelson Vega, quién además es parte integrante del equipo de asesores inmobiliarios Guijarro & Asociados de Gran Canaria, nos va a deleitar con un artículo muy potente que hará que te quites el sombrero y te pongas a aplaudir como si de una foca se tratara. Yo he sido el primero en hacerlo nada más leer el post de Nelson 👏👏👏

La verdad, todo hay que decirlo, es que Nelson «se ha currado» mucho este artículo y por ello merece ser leído de principio a fin…

Te dejo con el artífice del artículo…

El sector inmobiliario ha tenido fama de ser bastante tradicional y con escasa aptitud de adoptar nuevas tecnologías. Es cierto que se ha generalizado el uso de CRMs como mínimo y con cada nuevo persona que se acerca para entrar de lleno a este sector, se van adoptando nuevas herramientas. Pero si hay una que se niega a desaparecer, es la agenda tradicional de papel o esa libreta que acaba llena de citas, anotaciones, post it…

No es que deje de ser funcional, sobre todo para aquellos que aún le dan un valor emocional y que se resisten a dejar de sentir el tacto de las hojas (¿quién dice que una novela digital puede transmitir las mismas sensaciones que su homóloga en papel?), pero esta herramienta básica es funcional cuando trabajas sólo, pero, ¿y si trabajas con un equipo de varias personas?, o ¿la mayoría de las gestiones como llamadas pasan antes por la oficina o coordinadora?

Sí, se puede decir que cada agente puede contar con su agenda de papel pero los problemas no tardarán en aparecer: teléfonos duplicados, descoordinación entre agentes sobre qué llamadas se han hecho y cuáles no, cuáles han sido las respuestas de los leads tras la primera llamada, saber si uno de los integrantes del equipo tiene visitas de captación o de compradores para uno de los inmuebles en cartera, etc

Es cierto que hoy en día tenemos decenas de CRMs: específicos para el sector inmobiliario, como app nativas, directamente en la nube que pueden en cierta manera solventar parte de los problemas anteriormente citados, pero dependerá de la infraestructura que queramos contratar y luego, la facilidad de uso para cada agente (que no todos cuentan con las mismas habilidades tecnológicas o llevan bien eso de la curva de aprendizaje).

En la necesidad de dar respuesta a esas necesidades, cuando un compañero de la oficina (Francisco Mesa) y un servidor decidimos unir fuerzas y crear un equipo de asesores inmobiliarios Team Habita+, quisimos dar solución con una serie de herramientas muy básicas, gratuitas y con facilidad de implementar. Un sistema que nos ha venido genial y que creo que puede ser de utilidad para muchos agentes inmobiliarios.

La navaja suiza de productividad para equipo de agentes inmobiliarios

Google Drive

Lo primero que queríamos era poder disponer de toda la documentación de nuestra cartera de inmuebles en cualquier momento. Para ello recurrimos a una solución que ya a todos nos suena cuando escuchamos eso de “en la nube”. ¡Google Drive!

La principal ventaja es que tenemos toda la documentación digitalizada, organizada por carpetas de operaciones de venta o alquiler, número de referencia interna junto a la dirección, fotografías y documentación relativa al inmueble o de los propietarios. Con google drive podemos tener la documentación lista para enviar a la coordinadora en la oficina a través de enlace compartido para que pueda dar de alta al inmueble en los portales inmobiliarios, enviar en cualquier momento y en cualquier lugar la documentación a tasadores en las visitas, disponer de los planos durante las visitas con potenciales compradores, entre nosotros o entre los compañeros del sector sin tener que esperar a llegar a la oficina.

Vista de documentos inmobiliarios en formato Pdf almacenados en la nube de Google Drive.

Pero lo mejor de todo es que gracias a que cuenta con la tecnología de Google, la IA de este proveedor lee cualquier texto en los PDF que subamos y así por ejemplo dar con cualquier dato (¡prueba a poner un número de DNI de un cliente y verás como enseguida encuentra la fotocopia del mismo en segundos!)

Google Keep

Lo segundo que necesitábamos era tener un control de todas las llamadas del inmueble que recibamos sin tener que pasar por el CRM y además, saber el motivo y el feedback de cada una de ellas.

A modo de post it, creamos una serie de notas compartidas entre nosotros en Google Keep con el encabezado de la referencia del inmueble y dirección. Justo debajo en una especie de chekslist, el nombre y número de teléfono junto con una pequeña nota. Una vez completada, tachamos ese checklist a modo de “realizado”.

Captura de uno de los post it empleados para controlar las llamadas a través de Google Keep.

La principal ventaja es que en cualquier momento podemos buscar por número de teléfono y saber si esa llamada se ha realizado y saber si alguno de los integrantes del equipo ha modificado ese en cualquier momento (siempre aparece justo debajo el nombre y la hora), así como el número de llamadas que hemos tenido por determinado inmueble; es bastante útil sobre todo con inmuebles de alquiler ya que el volumen de llamadas suele ser bastante alto y las probabilidades de dejar una llamada sin contestar por la descoordinación es elevada.

Google Calendar

El control de las visitas muchas veces es más sencillo ya que generalmente la comunicación entre nosotros es bastante fluida al ser sólo dos agentes, pero aún así al tener un calendario compartido sabemos en todo momento cuándo y dónde está el compañero.

Cuando recibimos o realizamos una llamada de un lead y calificamos, solemos agendar la visita en el calendario compartido de Google Calendar. Automáticamente nos llega un correo a ambos de un nuevo evento. El calendario está configurado para que todas las mañanas nos llegue un correo con todos los eventos del día y que nos salte una notificación una hora antes del evento, además, si por cualquier asunto se cancela dicha visita nos lo notifica y así podemos saber que podemos cuadrar otra visita en ese hueco.

Vista de la organización diaria de visitas a inmuebles a través de Google Calendar.

Aparte, los datos que solemos añadir a los eventos nos permite llegar y tener control de todas las visitas, ya que como título del evento añadimos la referencia interna y un dato que nos es fácil de recordar (adosado de tal zona o municipio), añadimos la dirección del inmueble y en la descripción, anotamos datos de relevancia como nombre del lead, número de teléfono así como adjuntar la documentación de interés de la vivienda (nota simple, ficha técnica, planos etc…) y así lo tenemos a mano.

Una de las principales ventajas es que por el número de referencia, nombre del lead, nombre de la calle o cualquier otro dato nos permite en una simple búsqueda saber sobre esa visita o el número de visitas en total que ha tenido un inmueble.

Control de visitas entre equipos inmobiliarios: Situación con datos reales y gestión.

La ventaja de centralizar la información para luego alimentar nuestro CRM

Estas tres simples herramientas tiene multitud de ventajas ya que son multidispositivo (podemos organizar desde primera hora de la mañana en el portatil sin salir de la bandeja de entrada de gmail) y cualquier cambio que hagamos se actualiza en el momento y además es completamente gratuito, aunque sí es cierto que por un módico precio te permite adquirir Google Suite que proporciona mayor espacio en Drive y añadir ciertos plugins a gmail desde la versión de escritorio para aumentar la productividad.

Vista de Gmail con herramientas para gestión de equipos inmobiliarios.

Para nosotros ha sido fantástico poder tener la toda la información actualizada, evitar solapamientos de llamadas o visitas y gestionar mejor nuestro tiempo. Ya sólo queda al final de la semana alimentar el CRM con toda la información los días anteriores.

Y tú, ¿qué herramientas usas para mejorar la coordinación y productividad de tu equipo?